Pour 58 % des salariés1, un environnement modernisé est un atout en faveur du travail collaboratif et permet de disposer d’outils performants. Pour autant, la modernisation de l’aménagement des espaces de travail ne suffit pas, à elle seule, à garantir l’engagement. Décryptage.
Étape 1 : En amont, l’importance de l’implication des équipes
La personnalisation des espaces de travail est un facteur clé de l’appropriation. Cette démarche favorise engagement, bien être au travail et performance. Mais pour qu’ils se reconnaissent vraiment dans leurs nouveaux locaux et que la productivité s’en ressente, les collaborateurs doivent s’impliquer dans le projet, le plus en amont possible. N’hésitez pas à aller au-delà des traditionnelles newsletters ou réunions d’information. Invitez vos équipes à des brainstormings ou proposez-leur de rédiger les grands principes qui régiront les futurs aménagements de leurs espaces de travail ! À la clé : une augmentation de la productivité de 32 % pour les équipes impliquées en amont dans l’aménagement de leurs lieux de travail2.
Étape 2 : Pendant le projet un défi RH et management
Des nouveaux espaces peuvent rester sous utilisés s’ils ne correspondent aux modes et organisations du travail. Modifiant les rapports humains et bouleversant la culture d’entreprise, la modernisation des espaces impacte à la fois l’organisation du travail et le management. Pour être bien perçu, ce changement doit être à la fois en accord avec la stratégie d’entreprise, les collaborateurs ou encore les manageurs. Par exemple, une nouvelle salle de pause conviviale avec babyfoot ne servira à rien si la culture d’entreprise ne favorise pas les temps de pause. Proposer de nouveaux aménagements seuls ne suffit donc pas.
De nombreux facteurs entrent en ligne de compte. Aux managers et RH d’accompagner le processus en profondeur, en se montrant à l’écoute de tous les collaborateurs. En particulier, aux plus réticents au changement. L’enjeu ? Comprendre leur ressenti et proposer des solutions adaptées.
Étape 3 : À l’issue du projet, espaces personnalisables et expérimentations
L’emménagement dans de nouveaux locaux ne signe pas l’arrêt du projet. Le travail d’appropriation continue. Cela passe par de la possibilité de personnaliser les espaces (personnalisation individuelle de l’espace par un collaborateur ou personnalisation collective par une équipe).
D’autre part, il est impératif de reconnaître que les lieux ne sont pas figés. Laisser la possibilité aux collaborateurs de proposer de nouvelles solutions, les expérimenter, ne pas conserver ce qui ne fonctionne pas ou n’est plus adapté aux évolutions de l’entreprises… L’appropriation des espaces passe aussi par la capacité des collaborateurs à s’impliquer dans un processus d’amélioration et d’évolution de leur lieu de travail.
1 Etude réalisée entre janvier et avril 2017 pour le compte de l’Observatoire de l’Engagement.
2 Knight, C., Haslam, S. A. (2010) Your Place or Mine? Organizational Identification and Comfort as Mediators of Relationships Between the Managerial Control of Workspace and Employees’ Satisfaction and Well‐being. British Journal of Management, 21(3), 717-735.
