Le bâtiment, ses occupants et la qualité de vie au travail : zoom sur le déménagement et ses opportunités…de l’intérêt du label OsmoZ

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Construire durable est souvent associé à des performances énergétiques ou bas carbone. Pourtant les grands pas en avant effectués ces dernières années sur ces sujets nous démontrent que ceux-ci ne sont rien, si les besoins des occupants ne sont pas bien pris en compte. Dans les bâtiments tertiaires, ces besoins sont intimement liés à la qualité de vie au travail des collaborateurs. C’est en ce sens que Certivea, organisme de certification des bâtiments non résidentiels et partenaire de l’Alliance HQE-GBC, s’est penché la question. Certivea propose ainsi, avec son nouveau label Osmoz, une démarche structurante et fédératrice qui vise à améliorer les performances des organisations et le bien-être des collaborateurs.

Ces questions se posent notamment de façon cruciale lors d’un déménagement, événement important dans la vie d’une entreprise. Eclairage avec Patrick Nossent, Président de Certivéa.

 

 

Pourquoi le déménagement est-il si important aujourd’hui dans la vie d’une entreprise ?

 

Avec la hausse du foncier et l’arrivée de nouveaux modes de travail, beaucoup d’entreprises sont amenées à déménager et à repenser entièrement les espaces de travail qu’elles mettent à disposition de leurs salariés. Si l’on creuse un peu, leurs motivations peuvent être très diverses : cela peut aller de la contrainte financière, à une réorganisation interne (regroupement et/ou croissance des équipes…), à la vétusté des locaux, en passant par une problématique d’attractivité des talents ou la volonté d’impulser une nouvelle culture d’entreprise, sans parler du besoin d’améliorer ses performances qui passent souvent une transformation profonde. Le déménagement peut alors devenir un événement-phare pour donner une nouvelle impulsion et envoyer un message fort à ses collaborateurs.  

 

Le déménagement est en effet une étape-clé qui permet d’accélérer et de concrétiser certains changements importants au niveau d’une organisation. S’il est bien conduit, il peut lancer, si ce n’est relancer, une dynamique, dans un lieu plus adapté à ses besoins.

 

Pour que tout cela soit possible, il est essentiel de réussir à fédérer les salariés autour de ce type de projet. Comme le rappelle l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT),  » tout projet d’aménagement et de conception de bâtiment est une opportunité, pour repenser l’organisation du travail, pour améliorer performance et conditions de travail, en créant une dynamique sociale autour du projet« .

 

Crédit photo iStock

 

Au-delà des aspects pratiques, le partage des objectifs recherchés à travers un déménagement est donc essentiel pour s’assurer l’adhésion des collaborateurs

 

C’est en effet une démarche transversale, qui concerne non seulement le bâti (coût et qualité de la localisation, conception du bâtiment, conditions locatives et numériques…), mais aussi les déplacements des collaborateurs, leur confort et les fonctionnalités des nouveaux espaces de travail visés.

Les choix d’aménagement, notamment, peuvent être multiples et doivent être contextualisés selon les besoins de l’organisation concernée. Grâce au numérique, la palette des possibilités en matière d’espaces et d’ambiances de travail s’est considérablement étoffée et est de plus en plus flexible et évolutive.  A chaque espace, ses enjeux : collaboratif versus concentration, bureaux ouverts versus partagés, postes fixes versus flex office…selon une approche qui est de plus en plus orientée ‘activity based workplace’. Les arbitrages génèrent d’autant plus l’adhésion que collaborateurs et managers ont été associés très en amont de leur installation. Il est donc essentiel de partager dans toute l’entreprise une vision commune du déménagement, clairement exprimée par la direction générale et correctement portée par toutes les directions concernées (DRH, DET, DSI, DDD…), avec des arbitrages qui sont expliqués et relayés à tous les échelons de l’entreprise.

 

Le déménagement peut ainsi devenir le moment idéal pour faire adhérer les collaborateurs à un projet global et renforcer leur attachement à leur entreprise, qui se dégrade de plus en plus si l’on regarde les chiffres : il y a 7 ans, 41% des salariés s’estimaient engagés pour leur entreprise, contre 28% seulement aujourd’hui. Autre chiffre parlant : les arrêts maladies ont progressé de 16% entre 2014 et 2018 selon une récente étude de Gras Savoye. Le coût du désengagement se chiffrerait au final à environ 14 500 euros par salarié (Apicil – Mozart Consulting 2019).

 

Comment réussir son déménagement, alors que celui-ci représente souvent un coût important pour une organisation ?

 

L’argument économique est souvent mis en avant à l’heure de choisir un site et de décider des modalités du déménagement. Rappelons qu’un poste de travail coûte environ 15 000 euros par an, dont 2/3 de coûts sont immobiliers. Sachant que le taux d’occupation oscille entre 45 et 65 %, il est logique que les entreprises, à une époque où leurs marges se réduisent, voient le déménagement comme l’opportunité de faire des économies.

 

Cela étant, outre une volonté de réduire les coûts, à l’échelle de l’entreprise, le déménagement peut représenter beaucoup d’autres choses, comme je l’évoquais précédemment : un besoin de s’agrandir ou d’optimiser l’espace, un problème de vétusté des locaux, une problématique d’image véhiculée par les locaux… Ainsi, même si elle est plus difficile à quantifier, il ne faut pas oublier sa dimension psycho-sociale, face à de nouveaux usages qui bousculent les collaborateurs, au sein d’organisations qui souhaitent rester performantes dans des environnements de plus en plus concurrentiels, à une échelle souvent mondialisée.

 

Si l’on ajoute à ce constat, une mise en perspective des coûts immobiliers, qui ne représentent finalement que 10% des coûts salariaux globaux contre 90% pour la masse salariale, il devient clair que la souplesse managériale et les efforts sur les locaux sont potentiellement générateurs d’une productivité dont les gains se nichent souvent dans les détails.

 

Comment le label Osmoz permet-il d’accompagner un déménagement ?

 

Le label OsmoZ met à disposition des équipes un référentiel suffisamment ouvert et complet pour accompagner les organisations et les aider à s’adapter quel que soit leur contexte. Il met en avant les points essentiels de la qualité de vie au travail, auxquels il est justement important et intéressant de penser dans le cas d’un déménagement.

 

La démarche OsmoZ préconise notamment une attention particulière au pilotage transverse et à l’importance d’avoir une démarche collaborative qui associe les différentes directions qui sont concernées par ce type de projet : DET (Direction Environnement de travail), DRH (Direction des Ressources humaines), DSI (Direction des Systèmes d’Information), DDD (Direction Développement durable)… avec une vision claire et partagée des besoins qui associent collaborateurs et management intermédiaire.

 

C’est ensuite une véritable boite à outils qui permet de cadrer et structurer son projet de déménagement de façon transversale, en adressant 3 leviers, à savoir : le bâti, l’aménagement et l’animation RH. Je recommande d’ailleurs de les adresser tous dans ce cas de figure, sachant qu’ils peuvent être aussi évalués seuls, conjointement ou de façon séquencée. Pour adresser les 6 thématiques du label (santé environnementale, hygiène de vie, équilibre vie privée/vie professionnelle, communication et lien social, fonctionnalités, démarche collaborative), il est important de mettre en place des groupes projets « métiers », de partager les contraintes et les éléments de cadrage pour ne pas décevoir les attentes exprimées, de ne pas hésiter à communiquer en prenant le temps du dialogue et de l’écoute, d’accompagner le management intermédiaire, de fournir des éléments de réponses et d’explication sur les options qui seront retenues ou pas et enfin ne pas négliger la phase post déménagement car pour beaucoup, les choses se concrétisent après le déménagement…et cela tombe bien car le label Osmoz peut vous accompagner pendant 3 ans, si vous rentrez dans une logique d’amélioration continue !

 

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